În ultimul timp, pentru mulți dintre noi, a devenit parcă o laudă, un fel de apartenență la o comunitate specială să spui că „ești ocupat”. Chemi pe cineva la un pahar de vorbă, nu poate pentru că „e ocupat”. Încerci o întâlnire cu prietenii, dar nicidecum nu vă potriviți programul. Pe Facebook și Instagram hashtag-urile „#busy”și „#working” sunt tot mai populare.

Când spui că ești ocupat, pare că faci ceva important.

Și totuși, oare chiar facem atât de multe lucruri încât nu mai avem timp sa înghesuim altceva sau pe altcineva?

Am ajuns să văd că lucrurile nu stau chiar așa. Cred că e o diferență mare între a fi ocupat, a munci și a fi productiv.

Ce înseamnă „ocupat” totuși?

Să fii ocupat nu înseamnă neapărat că și lucrezi, că faci ceva, că progresezi. Înseamnă doar că ai percepția că ai multe lucruri de făcut, mai multe decât poți duce.

Problema este însă că mereu vom avea mai multe lucruri de făcut decât vom putea face. Când reușim de fapt să terminăm tot ce ne-am propus? Aproape niciodată, mereu vor mai fi lucruri pe care le puteam face sau pe lista de „To do”.

De cealaltă parte însă, avem perioadele când chiar muncim, când terminăm lucruri, când suntem productivi. Deși mai rămân lucruri pe listă, simți că ai avut o zi bună, că „ai făcut ceva” și nu te mai simți așa de ocupat.

De ce ne plângem că suntem ocupați?

Cred că, pe lângă a ne oferi percepția că facem lucruri importante, „sunt ocupat” mai e și un fel de scuză, o metodă de procrastinare, de amânare a lucrurilor. Am atât de mult de lucru încât o să fac… nimic.

Să fim serioși, o persoană cu adevărat ocupată nu are timp să stea toată ziua pe Facebook, nu are timp nici măcar să scrie despre cât de ocupată este. Și, cu siguranță, nu e la zi cu cinci seriale.

De fapt, hai să ne gândim: dacă ești la zi cu cinci seriale, dacă îți faci timp zilnic de filme, de stat pe rețele sociale, este normal „să fii ocupat”, lista de lucruri pe care ar trebui să le faci crește. Dar asta pentru că nu te ocupi de ele, ci de altceva.

Nu spun că uitatul la filme, statul pe Facebook sau alte astfel de metode de petrecere a timpului sunt rele. Cred că ține de priorități și pasiuni și fiecare alege ce vrea să facă cu timpul pe care îl are la dispoziție.

Însă, ce ar trebui să facem cu toții este să ne definim prioritățile, și apoi să ne ținem de ele. Nu cred că scopul muncii este să muncești. Aceasta ar trebui să ne aducă și niște rezultate, nu?

Dacă să ne uităm la filme e important pentru noi și reușim să facem asta, nu ar trebui să ne plângem că nu avem timp de altceva. E bine, înseamnă că progresăm în legătură cu lucrurile importante pentru noi.

Dar, dacă te uiți la filme și tot te simți ocupat, înseamnă că știi că ai alte lucruri mai importante de făcut și nu le faci totuși. Pentru fiecare dintre noi ziua are doar 24 de ore, ce facem cu ele contează.

Am scris rândurile de mai sus tocmai pentru că și eu am fost în EXACT aceeași situație. Pe Facebook aveam plin de postări cu „#working”, prietenii trebuia să-și facă programare la mine cu două săptămâni înainte, eram ocupat foc. Dar hey, măcar simțeam că fac ceva important.

Astăzi, când am de condus propria companie, când coordonez în paralel mai multe campanii de marketing, când lucrez să pun bazele a două noi proiecte și mai scriu în medie 1000 de cuvinte pe zi pentru blogul acesta și al SMARTERS nu mă simt ocupat deloc.

Dacă vreau, miercurea viitoare pot să-mi iau o pauză de la lucru și să merg să țin un training pentru un ONG, sau să plec cu prietenii în afara orașului de vineri.

Pentru a putea face acest lucru însă, trebuie să spun NU multor altora. Spun nu multor întâlniri, multor oportunități de proiecte noi și trebuie să amân vizionarea ultimului episod din Game of Thrones pentru când am timp, peste o săptămână sau două de când a apărut. Asta e.

Cum să scapi de „sunt ocupat”.

De vreo 5 ani de zile sunt interesat de productivitate, de cum pot face mai mult din lucrurile care contează pentru mine. Câteva recomandări pe care ți le-aș putea face în acest sens ar fi:

Folosește principiul 20/80

Cunoscut și ca „Principiul Pareto”, acesta spune că 20% din acțiunile pe care le facem ne aduc 80% din rezultate.

Mai tot timpul suntem „ocupați” și nu simțim că progresăm pentru că ne petrecem 80% din timp cu lucrurile care ne aduc doar restul de 20% din rezultate. De aceea nu avem rezultate și ajungem să ne simțim ocupați și supra aglomerați.

Fă o listă cu lucrurile importante pentru tine și cu cele pe care, dacă le faci acum, vor avea cel mai mare impact asupra viitorului tău și pentru ceea ce îți dorești.

Apoi, mai fă o listă cu toate lucrurile pe care le faci zilnic sau săptămânal și vezi care dintre ele te ajută cu adevărat să te apropii de ceea ce-ți dorești. Șansa este ca statul pe Facebook să nu fie unul dintre ele 🙂

Vezi ce funcționează pentru tine

Internetul e plin de sfaturi despre productivitate, despre cum să faci mai mult, cum să ai „o zi de 25 de ore”. Poate majoritatea sunt bune, dar puține vor funcționa pentru tine.

Unii poate se motivează mai bine dacă dimineața văd o listă lungă cu lucruri de făcut, își pun căștile și trec la treabă. Alții poate au nevoie de doar 2-3 lucruri pe care să se concentreze, altfel paralizează.

Vezi ce funcționează pentru tine și organizează-te astfel. Vorbește cu șeful, explică-i că îți dorești să faci mai multe, dar ai nevoie să definiți prioritățile, că nu poți jongla cu zece lucruri în același timp.

Fii mai conștient de timpul pe care îl petreci pe rețelele sociale

Să spui pe Facebook că nu te uiți la televizor e ca și cum cineva care se droghează ar spune că nu bea alcool. Ambele, atât televizorul cât și internetul, pot fi mari consumatori ai timpului nostru.

Fii mai conștient de timpul pe care îl petreci pe rețelele sociale și asta te va ajuta să îți dai seama unde mai poți găsi timp pentru a face din lucrurile importante pentru tine. Folosește un instrument gen RescueTime care să te ajute să măsori unde petreci timpul pe computer și vei rămâne șocat cât se duce către astfel de găuri negre precum social media.

Ai grijă de corpul tău

Richard Branson, fondatorul Virgin Group, care cuprinde vreo 200+ companii ce valorează peste 20 de miliarde de dolari, spunea că exercițiile fizice îl ajută să aibă încă 2-3 ore de productivitate reală pe zi.

Cu toții lucrăm pe bune 4-5 ore pe zi, chiar dacă în fișa postului sunt 8. Imaginează-ți ce înseamnă încă două ore de muncă reală. Fă mișcare, ai grijă la ce mănânci. Un corp sănătos lucrează mai mult și mai bine.

Dezvoltă-ți o rutină

Mai ales în perioade mai dezorganizate, mai haotice, una din cele mai bune strategii sunt obiceiurile, rutina. Cu alte cuvinte, în fiecare zi să faci aceleași lucruri în anumite intervale orare.

Am folosit această strategie pentru a mă apuca de scrierea lucrării de disertație, una din cele mai descurajatoare tipuri de taskuri. Când știi că trebuie să scrii ceva de 50-60 de pagini, e groaznic, nu știi de unde să o apuci.

Mi-am făcut un program și am început ca zilnic, la ora 10 să mă așez la tastatură și să scriu, iar după-masa, pe la 15:00, citeam. Primele două zile nu am scris nimic util, dar din ziua trei ceva s-a schimbat și în momentul în care m-am așezat la tastatură ideile au început să curgă. Creierul meu a intrat în modul „disertație”. În două săptămâni totul a fost gata.

În special când avem ceva masiv de făcut, e greu să ne apucăm de el. O rutină îi dă creierului nostru liniștea necesară.

Data viitoare când îți vine să spui că ești ocupat, te rog să revii la acest articol și să îți amintești că a fi ocupat înseamnă să avem percepția că facem ceva important, dar de fapt nu facem nimic. Gândește-te dacă te concentrezi pe cele mai importante 20% lucruri, dacă chiar nu ai timp sau doar îl aloci greșit.

Cu drag,

Toma

P.S. Dacă ți-a plăcut articolul,  probabil le-ar plăcea și prietenilor tăi. Dar nu vom ști niciodată dacă nu dai share.