Înainte să vorbim despre time management, productivitate și altele de genul, vreau să-ți ofer puțin context despre mine, să nu crezi că vorbesc doar din teorie.
Prima responsabilitate pe care o am e cea de antreprenor, fondator al unei agenții de marketing în continuă creștere.
Asta îmi ocupă cam tot timpul.
Pe lângă asta, mai scriu și pe acest blog, lucrez la o carte de marketing, călătoresc destul de mult, mă implic în activități de voluntariat și mai am vreo 2 mici proiecte personale.
Ah și să nu uităm de „responsabilitatea” de iubit. Cred că ai o idee despre cât timp necesită și asta 🙂
Cu toate acestea, nu mă simt ocupat și niciunda dintre ariile vieții nu e pe punctul de a o lua razna.
Pot atribui faptul că reușesc toate aceste lucruri unei pasiuni obsesii față de time management și productivitate.
În ultimii 5 ani aproape în fiecare zi mi-am adresat întrebarea „Cum pot fi mai eficient în ceea ce fac?”.
Astăzi aș vrea să împărtășesc cu tine câteva dintre cele mai importante idei, sfaturi și tehnici pe care le folosesc și le-am descoperit de-a lungul timpului.
Acestea sunt rezultatul multor articole și cărți citite, cursuri parcurse dar, mai ales, al experimentării personale.
Cred că până la final vei fi economisit zeci de ore de studiu și experimentare proprie.
Fă-te confortabil(ă) și să pornim la drum! 🙂
1. Time Management nu e despre time management.
Stai, ce?
Da, ai citit bine.
Managementul timpului nu e despre a administra timpul.
Nu e despre cum obținem o zi cu 25 de ore.
Fiecare dintre noi are exact același timp în fiecare zi. Nu ai ce să „administrezi”, nu poți economisi puțin timp azi ca să-l folosești mâine.
Time management e de fapt despre productivitate. E despre ce și cât reușim să facem.
Bun și atunci ce înseamnă productivitate?
Productivitatea înseamnă să avansezi înspre lucrurile importante pentru tine.
Citește din nou rândul de mai sus, e cel mai important din acest articol.
Dacă nu înțelegi și nu internalizezi asta, nimic din ce spun mai jos nu te va ajuta prea mult.
De ce?
Mulți credem că time management este despre acea oră în plus, despre cum putem munci mai mult, despre cum putem face mai multe.
Dar orice persoană hyper-productivă pe care o cunoști îți va spune că nu e despre cât muncești ci despre cât reușești.
Și aș adăuga eu, cât reușești din lucrurile care chiar contează pentru tine.
Fiindcă la urma urmei, poți să faci „mult”, poți să muncești enorm și totuși la finalul săptămânii, lunii sau anului să simți că nu ai reușit nimic.
Sună cunoscut?
De fapt ai reușit multe, doar că nu din lucrurile care contează…
Această idee e cheie.
Restul ghidului te va ajuta să faci acest lucru.
Să avansezi înspre ce contează pentru tine.
Iar primul pas este…
2. Definește lucrurile cu adevărat importante
Stephen Covey, autorul cărții „Cele 7 deprinderi ale persoanelor eficace” pe care ți-o recomand cu drag spunea:
„Pune primele lucruri primele”.
E modul lui de a spune că majoritatea ne irosim energia și timpul pentru a face lucruri care nu contează.
Mare parte din cartea scrisă de el se concentrează pe a te ajuta să-ți dai seama ce e cu adevărat important.
Abia apoi vin tehnicile de time management.
Dacă te concentrezi pe „a face cât mai multe” fără să-ți definești scopul și obiectivele, fără să identifici cu adevărat prioritățile, ești ca o mașină care își ambalează motorul stând pe loc.
Poate acesta va funcționa mai rapid, dar degeaba.
Cum ne dăm seama ce e cu adevărat important?
Pe mine cel mai mult m-a ajutat să pornesc de la scopul final, de la obiectivele pe termen lung, chiar cele pe viață.
Dar hai să o luăm altfel, să spunem că ești angajat undeva sau vrei să pornești o mică afacere.
Ca să îți dai seama ce ar trebui să faci astăzi ar trebui să pornești de la unde vrei să fii peste 3 ani.
Exemplu: Să spunem că vrei să ai vrea să fii promovat pe un post de management, sau afacerea ta să aibă 5 angajați.
Apoi, să vezi ce ar trebui să reușești anul acesta, unde trebuie să fii peste 1 an pentru a reuși să ajungi unde ți-ai propus pe termen mai lung.
Exemplu: Dacă vrem să ajungem acolo în 3 ani înseamnă că la finalul anului acesta trebuie deja să ne fi ocupat de coordonarea unui proiect mai mic sau să pornim afacerea măcar.
Apoi, ce trebuie să faci în următoarele 3 luni pentru a ajunge la obiectivul pe an.
Exemplu: Probabil ar trebui să terminăm un curs de project management sau să studiem asta în timpul liber. Ori dacă suntem antreprenori să identificăm o problemă pe care vrem să o rezolvăm și o piață țintă.
Apoi, ce trebuie să faci în următoarea lună ca să ajungi la obiectivul pe 3 luni.
Exemplu: Până la finalul lunii ar trebui să ne fi înscris deja la acel curs sau să fi început cercetarea pentru rezolvarea problemei.
Apoi, ce trebuie să facem săptămâna următoare pentru a atinge obiectivul pe această lună.
Și așa am ajuns la ce trebuie să facem azi, mâine și poimâine.
Ordinea efectuării operațiilor ar fi aceasta:
- Obiective pe 10 ani.
- Obiective pe 3 ani.
- Obiective pe 1 an.
- Acțiuni luna aceasta.
- Acțiuni săptămâna aceasta.
- Acțiuni astăzi.
Legat de setarea obiectivelor și de identificarea lucrurilor importante pentru tine îți recomand acest articol.
Ca sfat de acțiune aici: Stabilește-ți 5 până la 10 obiective pe 3 sau ideal 10 ani și apoi deconstruiește ce trebuie să faci pe termen din ce în ce mai scurt pentru a ajunge acolo.
Nu-ți face griji dacă nu ești sigur de pașii intermediari sau te temi că lucrurile se vor mai schimba.
Deși planurile sunt inutile, planificarea e esențială.
3. Ocupă-te de lucrurile importante, nu urgente
La nivel de instrumente sau tehnici acesta este printre puținele pe care le folosesc.
Toate lucrurile pe care le avem de făcut se încadrează în unul dintre cele 4 cadrane.
Important și urgent.
Important, dar nu urgent.
Neimportant, dar urgent.
Nici important, nici urgent.
Unde crezi că ar trebui să ne petrecem cel mai mult timp?
Care crezi că ar fi lucrurile pe care să ne concentrăm atenția și energia?
Ordinea ar fi așa:
1. Important și urgent. Acestea sunt lucrurile care contează dar și „ard” acum, deci trebuie făcute.
2. Important, dar nu urgent. Acestea sunt lucrurile care contează și care vor deveni la un moment dat urgente dacă nu ne ocupăm de ele.
3. Neimportant, dar urgent. Acestea sunt lucrurile pe care ar trebui să cauți cât mai mult să le elimini, delegi sau automatizezi.
Nu avem 4. Lucrurile care nu sunt nici important nici urgente nu ar trebui făcute.
Asta e teoria.
În practică dacă ne uităm… majoritatea timpului oamenilor se duce în cadranul 4, apoi 3, apoi 1.
Dap, majoritatea dintre noi ne pierdem timpul cu lucruri triviale, lipsite de importanță.
De la statul pe Facebook, YouTube sau Tik Tok, la răspunsul la e-mailuri sau îngrijorat, din experiența mea (și măsurătorile făcute) majoritatea timpului ni se duce aici.
Nu mă crezi?
Instalează-ți un program gen RescueTime pe laptop și o aplicație similară pe telefon și vezi pe ce site-uri și în ce aplicații îți petreci timpul.
Pe lângă asta, mereu pierdem timp stingând focuri. Uneori acestea sunt importante, de cele mai multe ori nu.
Dacă ar fi să-ți analizezi săptămâna, să te uiți cât timp ai petrecut lucrând la sarcini ce te ajută să-ți atingi obiectivele de la punctul anterior, vei vedea că procentul e foaaarte mic.
De aceea spuneam că time management-ul nu e despre time management ci despre productivitate, despre a avansa înspre lucrurile care contează pentru noi.
Ce îți recomand este să te oprești din a citit acest articol, să iei o foaie de hârtie, să o împarți în 4 (precum exemplul de mai sus) și să pui în fiecare cadran activitățile din săptămâna următoare și unde crezi că se încadrează.
Tot ce trebuie să faci este să încerci să petreci cât mai mult timp în cadranul 2, important dar nu urgent.
Îți recomand să repeți acest exercițiu peste o săptămână și să o ții tot așa.
În câteva luni vei ajunge să muți munții din loc.
Vei ajunge să încadrezi automat lucrurile în funcție de importanță și dacă te poți disciplina să lucrezi la cele care nu sunt încă urgente, în momentul în care vor deveni, tu vei fi pregătit.
Studiu de caz:
Am acest articol ca exemplu. Prima dată am creat documentul și am pus câteva idei în el în urmă cu aproape 2 ani!
Timp de aproape 2 ani de zile însă nu m-am mai atins de el pentru că nu era nici important (blogul acesta îl întrețin de plăcere) și nici urgent (nu trebuia să îl livrez pentru un client).
Oricând îți mai apare o sarcină în vizor, trebuie să o încadrezi (mental) într-un cadran.
Și ai grijă pentru că multe lucruri poate par importante dar sunt doar urgente.
4. Ține minte că ești (respons)abil de timpul tău
Când studiam științe politice am devenit fascinat de etimologia și originea cuvintelor.
Am învățat că doar uitându-te la cum vorbește o persoană poți afla enorm de multe despre el sau ea.
Uite ce interesant e și cuvântul „responsabilitate”.
Respons-abilitate… sau abilitatea de a răspunde.
Deci… fiecare dintre noi poate alege cum răspundem la cererile venite pentru propriul timp.
Hah, deci colegii, șefii și clienții nu sunt singurii care ne pot determina prioritățile? Putem și noi?
Ce chestie.
Managementul timpului este atât o abilitate cât și o responsabilitate.
E de datoria ta să folosești cât mai bine cele 24 de ore pe care le ai la dispoziție în fiecare zi.
Poți să le irosești pe lucruri triviale (cele pe care le-am menționat mai sus nu sunt singurele) sau poți să faci ceva împlinitor, care te ajută pe tine și pe cei din jurul tău.
5. Concentrează-te pe a fi productiv, nu ocupat
„Ocupat” e un cuvânt murdar.
În ziua de azi, a devenit parcă o laudă.
„- Vrei să ieșim la o bere?
– Nu pot, sunt ocupat”.
Crede-mă, asta nu e deloc un lucru bun.
Singurii oameni ocupați sunt cei care au un time management prost.
E o diferență enormă între „a face” și „a fi ocupat”.
Poți să fii ocupat tot timpul fără să faci nimic, fără să reușești nimic.
Când suntem ocupați înseamnă că nu suntem responsabili cu timpul nostru, nu ne controlăm agenda.
Mi-am dat seama, sentimentul de „am multe de făcut” este de fapt doar o percepție care ne paralizează.
Din punctul meu de vedere, să fii ocupat e pur și simplu percepția că „am mai mult de făcut decât cred că pot reuși”. Poți să ai și 3 lucruri de făcut într-o zi și „să fii ocupat”.
Dar spune-mi, CÂND va fi o zi în care să nu ai mai multe de făcut decât poți reuși?
Am exemplul mamei mele care s-a retras la țară acum.
Îmi amintesc, când eram mai mic, aveam ditamai gospodăria cu cai, vaci, o grămadă de terenuri de îngrijit etc.
Astăzi are doar niște găini acolo și 20% din terenuri, dar de fiecare dată când o sunt și o întreb ce face pare că s-a coborât asupra ei muntele cu responsabilități.
O sarcină îți va lua tot timpul pe care i-l dai.
Dacă ai 1 lucru de făcut și o zi la dispoziție îți va lua 1 zi să îl faci. Dacă ai 10 lucruri de făcut într-o zi, vei face 8 sau 10 în acea zi.
De acum încolo, de fiecare dată când îți vine să spui că ești ocupat uită-te la ce ai de făcut.
Uită-te dacă lucrurile pe care trebuie să le faci chiar sunt importante sau nu.
Un om productiv face o grămadă de lucruri, dar nu va spune că este ocupat pentru că este în control. Își poate seta propriul calendar.
6. Cum să fii productiv când nu ai chef să faci nimic
Adesea se va întâmpla să știm ce trebuie să facem, să vrem să facem asta, dar să nu reușim.
Să nu intrăm în acea stare, pur și simplu să nu ne iasă lucrurile.
Am observat că asta se întâmplă cel mai des când vrem să îndeplinim un task mare, când ne ocupăm de o sarcină majoră.
Ce poți să faci?
Să aplici aceeași tehnică cu care mâncăm un elefant.
Știi cum se mănâncă un elefant?
…
…
Cu lingurița 🙂
Oricât de mare ar fi, dacă îl împărțim în bucăți mai mici, la un moment dat e gata.
Elefant = sarcini mari, care ne intimidează.
Dar și acestea dacă sunt împărțite în unele mai mici sunt „depășibile”.
Pe lângă asta, îți recomand pur și simplu să începi.
E normal ca uneori să nu ne simțim productivi.
Dar vorba aceea, inspirația vine, dar trebuie să te găsească muncind.
La fel e și productivitatea.
7. Dezvoltă-ți un creier extern
Stai liniștit(ă), nu trebuie să-ți muți creierul pe un computer.
Nu în totalitate…
Ce îți recomand este să-ți găsești o aplicație de notițe pe care să o folosești tot timpul.
Îți vine o idee? Pune-o acolo.
Mai trebuie să faci ceva? Notează acolo.
Dacă îți dezvolți obiceiul de a te întoarce la aceasta de fiecare dată, va deveni ca un al doilea creier.
Aici vei avea lista de lucruri de făcut.
Aici vei avea idei bune care ți-au venit în trecut dar pe care nu le-ai putut implementa atunci.
Plus alte notițe, drafturi gânduri la care ar fi bine să te întorci.
Acest „creier extern” ne ajută din două motive:
a) Nu uită. Odată creați acei pixeli, sunt în siguranță acolo și în cloud.
b) Ne ajută să ne eliberăm creierul „principal”.
Chiar și în timp ce scriam acest articol mi-au venit tot felul de idei care nu se aplicau exact în momentul în care scriam.
Și începeam să fiu tensionat, să nu cumva să le uit.
Ei bine, le-am notat la finalul documentului și m-am întors la ce aveam de scris.
Asta mi-a eliberat, la propriu, memoria pentru lucrul pe care îl aveam de făcut atunci.
8. Grupează și cucerește
Un alt hack pe care l-am descoperit în timp este gruparea.
Practic încerc să grupez taskurile similare, să mă ocup de ele unul după celălalt, nu să sar de la un tip de task la altul.
De exemplu, dacă am de răspuns la un e-mail, le răspund tuturor.
Dacă am de gândit, gândesc.
Dacă am de scris, mă ocup de toate task-urile legat de scris.
Am observat că cel mai obosit (și puțin productiv) sunt în zilele în care am de făcut lucruri foarte diferite.
Dacă într-o zi trebuie să lucrez pentru 5 clienți diferiți, am de ajutat 3 colegi, de scris, de răspuns la e-mailuri, de gândit un nou curs, de decis unde merg cu prietena în vacanță, la finalul zilei sunt praf (și probabil nu am luat cele mai bune decizii).
Chiar dacă sunt task-uri de câteva minute fiecare, mă termină psihic.
Cred că productivitatea e ca somnul adânc. Durează până intri în el. Ai nevoie de timp neîntrerupt pentru a ajunge acolo.
Cumva când avem de îndeplinit o sarcină, apelăm la informațiile din creier legate de acel subiect.
Dacă trebuie să facem asta cu foarte multe subiecte, ne obosește.
De aceea, încerc să grupez cât mai mult lucrurile, să rămân în aceeași zonă.
Îți recomand și ție să nu sari de la sarcină la sarcină ci să le faci pe cele legate una după cealaltă.
9. Ascute toporul
Dacă am 6 ore pentru a tăia un copac, voi petrece 4 pentru a ascuți toporul și 2 pentru a tăia copacul.
Nu mai știu cine a zis-o, dar cred că include o lecție valoroasă.
Majoritatea dintre noi, dacă suntem cât de cât ambițioși, și dacă ești aici cred că asta e adevărat, avem multe lucruri pe care ni le propunem, avem o pădure de tăiat.
Dar dacă sărim de la copac la copac, la un moment dat toporul ni se va toci.
Dacă tot continuăm să tăiem în loc să facem o pauză și să-l ascuțim vom deveni din ce în ce mai ineficienți până ce nu vom mai avansa deloc.
Ascuțitul toporului înseamnă odihnă, reîncărcare.
E un lucru important și dacă nu-l facem devine și urgent.
De fiecare dată când simt că lucrez degeaba la ceva, mă opresc.
În funcție de context (ce oră e, ce mai am de făcut) fie spun „Gata pe ziua de azi”, fie merg la o plimbare, meditez, mânânc ceva, citesc ceva, sau fac o altă activitate care mă relaxează sau mă încarcă.
Uneori putem face o anumită sarcină în câteva minute, alteori ne ia ore în șir și nu iese la fel de bine.
Îți recomand ca data viitoare când simți că lucrezi în zadar la ceva, că aproape nimic nu-ți iese să te oprești și să încerci mai târziu.
Vei vedea ce lejer vei trece peste provocările din ziua anterioară.
Pauzele sunt importante și la nivelul unei zile (de aceea de obicei merg la sală pe la prânz sau după masă), și la nivelul unei săptămâni (ia-ți măcar o zi fără să faci nimic pentru lucru) și la nivel de lună și de an.
Pe lângă ziua fără lucru încerc ca un weekend pe lună să ies din oraș, să merg undeva și măcar o dată pe trimestru să plec într-o excursie de măcar 3-4 zile.
Când mă întorc sunt alt om.
Ah și dacă tot suntem aici, uneori și să stai pe social media poate ajuta la a ascuți toporul. De aceea am auvt ezitări în a le pune în cadranul 4 de mai sus. Asigură-te însă că nu stai acolo 4 ore pe zi. 🙂
10. Ce NU faci e mai important decât ce faci
Și uite că aproape am închis cercul și ne întoarcem la ideea de la început, dar puțin schimbați, sper eu.
Aș vrea să te mai las cu o idee.
Nu te mai concentra atât de mult pe ce faci, pe ce să mai adaugi în arsenalul tău de sarcini, instrumente și idei.
Productivitatea nu constă doar în ce faci, în „cât”.
E la fel de mult, poate chiar mai mult, despre ce NU faci.
Despre lucrurile cărora alegi să nu le acorzi atenție.
Doar dacă îți faci spațiu vei putea să spui da altor lucruri, la momentul potrivit.
Acum gata, sper că a fost util articolul.
Mergi și ascute toporul 🙂
Toma
